3 luglio 2014

La dematerializzazione dei documenti è uno dei temi più complessi per la Pubblica Amministrazione e consiste nella conversione di un documento cartaceo in formato elettronico.

I processi di gestione e conservazione di archivi cartacei sono caratterizzati da costi e tempi di ricerca elevati, da un forte impatto ambientale, da un alto margine di errore e smarrimento e dalla difficile condivisione e archiviazione, oltre che da una scarsa trasparenza.

La digitalizzazione di un archivio della Pubblica Amministrazione presenta dunque numerosi vantaggi per l’intera Società:

•      l’ ottimizzazione delle attività di ricerca e di archiviazione dei documenti
  
•      la riduzione della carta usata
  
•      il risparmio sui costi di stampa, imbustamento, spedizione e archiviazione delle fatture
  
•      la trasmissione veloce dei documenti, in maniera sicura e riservata
  
•      l’ utilizzo del portale web come veicolo di comunicazione
  
•      la possibilità di lavorare in team su uno stesso documento
  
•      una maggiore trasparenza verso i cittadini
  

Per creare un archivio digitale è necessaria innanzitutto un’appropriata analisi dell’archivio cartaceo per individuare la documentazione da scartare e quella da conservare, seguita dalla definizione della modalità operativa ottimale per garantire agli utenti un accesso agile e sicuro ai documenti digitali, in qualsiasi momento.

Il passo successivo consiste nella classificazione dell’archivio corrente e nella creazione di uno schema articolato di voci logiche, gerarchicamente ordinate, individuate sulla base delle funzioni dell’ente e al quale devono essere riconducibili tutti i documenti. 

A questo schema si affianca uno strumento di programmazione della futura conservazione dei documenti prodotti dal normale esercizio dell’ente.

A questo punto può cominciare il vero e proprio processo di dematerializzazione, che consiste nell’ acquisizione dei documenti in qualsiasi formato, nella loro scansione e nell’individuazione delle chiavi di ricerca che permettono di individuare il documento stesso, fino all’eventuale successiva presentazione delle immagini tramite interfaccia web, supporto magnetico (CD/DVD) o area FTP.

Una volta effettuata la digitalizzazione dei documenti questi vengono organizzati, archiviati e conservati a norma.

Al momento della distribuzione, i documenti possono essere inviati al destinatario sia in formato elettronico (e-mail, Posta Elettronica Certificata – PEC, fax ecc.), che cartaceo, tramite posta tradizionale.

I benefici garantiti sono la riduzione dei costi di gestione, un aumento dell’efficienza dei processi e una maggiore tutela ambientale.

I vantaggi riguardano anche i cittadini, in quanto la dematerializzazione assicura una maggiore trasparenza e permette di inviare per posta elettronica pratiche firmate digitalmente, con un notevole risparmio di tempo allo sportello o di costi di stampa e spedizione.

Il ruolo di Postel consiste nell’ ottimizzare il lavoro degli enti e offrire a cittadini e imprese servizi più efficienti ed innovativi.

I nostri servizi per la dematerializzazione si basano su un’infrastruttura tecnologica caratterizzata da elevati livelli di sicurezza e grande affidabilità, con una completa aderenza alla normativa in tema di minor utilizzo di carta e rispetto per l’ambiente.