Il nostro servizio di Gestione archivi tratta documenti e fascicoli, anche di contenuto riservato e sensibile. La nostra capacità di coniugare la gestione di documenti cartacei con quelli digitali, vi consente di poter scegliere tra:

• Gestione dei documenti cartacei presso i nostri magazzini
• Gestione dei documenti digitali attraverso l'archiviazione sulla nostra piattaforma documentale
  

Potete accedere alle informazioni in qualsiasi momento tramite il portale web a voi dedicato e chiedere una copia dei documenti cartacei al nostro servizio clienti.

Gestione documenti cartacei

I nostri 16 stabilimenti dedicati, distribuiti sul territorio nazionale, custodiscono oltre 4 milioni di scatole e offrono più di 115.000 metri quadrati per l'archiviazione fisica dei documenti.

La soluzione è adatta all'archiviazione e alla gestione dell'archivio di deposito - costituito da tutti i documenti esistenti ed eventualmente già precedentemente classificati e organizzati in archivio - e dell'archivio corrente - costituito invece dai documenti giornalmente prodotti e che devono ancora essere sottoposti al processo di archiviazione.

Per facilitare l'archiviazione, vi forniremo il materiale in cui inscatolare la documentazione precedentemente classificata. I fascicoli possono essere raccolti in cartelline o raggruppati in faldoni. L'attività di classificazione può anche essere delegata al nostro personale specialistico.

Completato l'inscatolamento sarà nostra cura il prelievo e il trasporto degli archivi presso lo stabilimento di archiviazione più opportuno.

All'arrivo del materiale, effettueremo:

• la presa in carico
• la verifica delle distinte di trasporto
• l'acquisizione delle etichette barcode apposte sulle scatole
• la registrazione delle etichette nei nostri sistemi informatici di gestione dell'archivio
• la catalogazione dei documenti
• la generazione delle coordinate archivistiche (archivio,  corsia,  campata,  cella)  dove  allocare  i  contenitori 
• la custodia in aree di deposito conformi alla normativa di legge e nel rispetto dei più stringenti criteri archivistici

Qualora voleste procedere alla distruzione dei documenti per decorrenza dei termini di conservazione o a seguito dell'invio in conservazione digitale, sarà nostra cura occuparci del macero.

Archiviazione elettronica dei documenti

La nostra piattaforma tecnologica rappresenta l'elemento distintivo dei servizi di gestione documentale.

• Un canale di trasmissione sicuro e l'utilizzo di algoritmi di cifratura preservano l'accesso indesiderato ai vostri documenti rispettando la normativa prevista dal Garante Privacy
• La modularità e la flessibilità della nostra architettura garantisce livelli di servizio ottimali anche per la gestione di ingenti volumi
• Potete visualizzare i documenti accedendo al portale web da qualunque browser e anche in mobilità

In particolare, l'archiviazione elettronica su un sistema documentale di first class vi permette di:

• accedere ai contenuti con controlli di sicurezza
• gestire workflow
• ricercare facilmente i documenti utilizzando le chiavi o sfogliando cartelle
• essere subito operativi, grazie alla facilità e alla rapidità di configurazione
• visualizzare direttamente i documenti, senza l'ausilio di visualizzatori esterni
• proteggere i contenuti affinché soltanto specifici utenti, gruppi o ruoli possano accedere ai documenti
• tracciare le modifiche: attraverso meccanismi di auditing che consentono di conoscere le azioni compiute 
  

L'utilizzo di tecniche di fascicolazione è in grado di associare tra loro i documenti consentendovi di accedere al fascicolo virtuale per una vista completa delle relazioni tra i documenti. In questo modo sarà per voi possibile gestire facilmente il Fascicolo elettronico dei fornitori, dei dipendenti e dei clienti.