Per procedere alla dematerializzazione degli archivi cartacei è opportuno implementare un processo che garantisca la conformità dell'immagine acquisita rispetto all'originale cartaceo. In questo modo le copie per immagine su supporto informatico possono sostituire ad ogni effetto di legge gli originali analogici essendo idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente.

Il Contesto normativo

IL Codice dell'Amministrazione Digitale disciplina di copie, estratti e duplicati in 5 articoli. A questi si aggiungono le disposizioni dettate dal DPCM 13 novembre 2014 agli artt. 4, 5 e 6.

DPCM 13/11/2014,  Art.4, comma 1 - La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all'art. 22, commi 2 e 3, del CAD, è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia

CAD, Art.22 comma 1-bis - La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia

CAD, Art.22 comma 2 - Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato

Descrizione del servizio

Il servizio di dematerializzazione, certificata o autenticata, permette di liberarsi definitivamente dell'archivio cartaceo pur mantenendo inalterata la validità e l'opponibilità del documento informatico copia per immagine elaborato da un processo certificato la cui conformità è garantita da un pubblico ufficiale.

La gestione del passaggio dall'archivio tradizionale a quello digitale prevede l'audit da parte di personale archivistico, l'adozione di un processo operativo certificato, l'utilizzo di tecniche per la misurazione della qualità del processo, l'intervento del Notaio in fase di campionamento e autenticazione delle immagini.

Postel in qualità di responsabile per procedimento di conservazione per conto del cliente, versa i documenti informatici nel sistema di conservazione digitale garantendone la corretta conservazione nel rispetto del CAD e delle norme poste a carico dei conservatori accreditati.

Configurazione del servizio

In funzione delle caratteristiche dell'archivio da dematerializzare, il servizio può essere configurato come:

• Dematerializzazione autenticata
• Dematerializzazione certificata  

Entrambe le configurazioni si avvalgono di un processo produttivo certificato per il rispetto degli standard di qualità, sicurezza, ambiente e trattamento dei dati. Le lavorazioni vengono svolte all'interno del Centro documentale Postel, attraverso l'utilizzo delle migliori tecnologie di scansione e di personale interno altamente qualificato, aspetti in grado di consentire, con parametri oggettivi, la conformità delle copie informatiche agli originali. L'intervento del Notaio, infine, in fase di constatazione e verifica della corretta esecuzione del processo, completa il giudizio di attendibilità anche sul piano soggettivo.

Dematerializzazione certificata

A valle dell'attività di presa in carico dell'archivio, prevede la scansione e l'indicizzazione da parte del personale dedicato, identificato dall'apposizione della propria firma elettronica su ogni documento, nonché del referente Postel quale garante del rispetto della procedura operativa adottata nella produzione delle copie informatiche. Pertanto, nella Dematerializzazione certificata, il Notaio non interviene autentica tutte le copie ottenute tramite il processo, ma certifica solo indirettamente l'idoneità del processo a produrre copie conformi, attraverso la certificazione diretta da parte sua – col metodo tradizionale del raffronto tra originale e copia - soltanto di alcune copie rappresentative del campione.

Il servizio è basato quindi sul principio della "certificazione di processo" e riconosce alle copie informatiche una opponibilità privilegiata.

Dematerializzazione autenticata

Rispetto alla configurazione Dematerializzazione certificata, nella Dematerializzazione autenticata, il Notaio certifica indirettamente l'idoneità del processo a produrre copie conformi e appone l'attestazione di autenticazione su ogni copia informatica certificando quindi direttamente l'autenticità di ogni documento informatico sottoposto a procedimento di dematerializzazione. Il servizio è basato quindi sul principio della "certificazione di processo" ed in più l'intervento puntuale del Notaio su ogni documento garantisce ad ognuno di essi la piena opponibilità.

Fasi del processo

La competenza Postel, il controllo della società di certificazione, l'autenticazione del notaio danno grande valore al servizio di dematerializzazione certificata ed autenticata. Le fasi principali del processo sono:

• Analisi archivistica e presa in carico
• Scansione ed indicizzazione
• Campionamento, verifica della qualità, gestione dello scarto
• Verifica e generazione dell'attestato di conformità del Notaio
  
• Conservazione digitale del documento informatico copia per immagine
• Consultazione online dell'archivio certificato e autenticato

L'archivio originale analogico, a processo di dematerializzazione concluso, può essere inviato al macero certificato, custodito presso i centri gli archivi Postel o restituiti al cliente.