Le multe via PEC

L'invio delle multe via PEC è ormai obbligatorio da febbraio 2018. Le forze di polizia sono tenute a notificare le violazioni con la Posta Elettronica, anziché con l'atto giudiziario cartaceo, ogni volta che l'indirizzo PEC del destinatario è disponibile o recuperabile dai registri pubblici.

Vediamo come cambia la tradizionale operatività degli operatori di polizia con questa novità normativa.

Cosa cambia nella spedizione delle multe

Rispetto all'invio tradizionale che prevedeva la preparazione di un flusso per la stampa e il recapito, con le nuove disposizioni le forze di polizia devono seguire una procedura che prevede di:

• verificare se il cittadino ha fornito l'indirizzo PEC in fase di contestazione o se l'indirizzo è recuperabile su uno dei registri pubblici
• inviare in cartaceo le multe per cui non è stato trovato un indirizzo PEC
• comporre, stampare e imbustare
• recapitare con Atto Giudiziario
• inviare in digitale le multe per le quali è disponibile un indirizzo PEC
• comporre, in formato PDF/A, i verbali e le relate di notifica da inviare via PEC
• apporre le firme digitali richieste sul verbale e sulla relata
• inviare verbale e relata come allegati PEC
• procede al re-invio in forma cartacea, nel caso di errore di consegna della PEC
• conservare digitalmente tutta la documentazione
  

Come recuperare gli indirizzi PEC

La prima esigenza è quella di verificare se il destinatario della notifica ha un indirizzo PEC nei registri pubblici:

• dell'IPA (Indice della Pubblica Amministrazione) per le PA
• di INIPEC per le imprese e per i professionisti

in futuro si dovrà verificare anche il registro dei Domicili Digitali dei cittadini.

L'accesso a questi registri è libero ma l'interrogazione massiva richiede spesso soluzioni informatiche specifiche. Il servizi di invio multe via PEC deve infatti avere garanzie di prestazioni (gestione di elevati volumi), livelli di servizio (risposte rapide) e flessibilità (estensione ai nuovi registri) adeguate. Per questo l'integrazione applicativa (tramite Web Service) rappresenta, al momento, la soluzione migliore e anche la più riutilizzabile dall'amministrazione, per altri servizi che richiedono la conoscenza degli indirizzi PEC dei destinatari.

La coesistenza del cartaceo e del digitale

Una volta noti gli indirizzi PEC si devono suddividere i flussi di notifiche tra quelli da inviare in cartaceo e quelli in digitale. I due flussi devono essere trattati in modo diverso ma anche avere contenuti diversi. Ad esempio l'importo dei pagamenti che in un caso include le spese di notifica e nell'altro no.

La firma digitale degli atti

Le notifiche da inviare in digitale devono includere il verbale (copia immagine o copia informatica) e la relazione di notifica. Entrambi i documenti devono essere firmati digitalmente, tipicamente da due funzionari distinti. Per garantire l'automazione dei processi, in rispetto dei tempi e il contenimento dei costi, la soluzione ottimale per gestire questa fase è l'adozione di un sistema di firma automatica, che come prescritto dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) deve comunque garantire, al sottoscrittore, il controllo esclusivo delle chiavi di firma.

L'invio PEC

Una volta predisposti i documenti e i messaggi di posta elettronica, questi devono essere inviati, tramite una casella PEC dell'amministrazione, agli indirizzi PEC dei destinatari. E' necessario dotarsi di una casella PEC cosiddetta massiva, in grado cioè di gestire invii multipli in tempi contenuti e con spazi di memorizzazione elevati (in considerazione del numero di messaggi da inviare e delle dimensioni degli allegati in essi contenuti).

La normativa impone di verifica l'esito di consegna delle PEC inviate e, in caso di errore di accettazione o consegna, di procedere con l'invio cartaceo.

Per questo il sistema di invio deve poter garantire un adeguato monitoraggio della spedizione. La PEC genera infatti una serie di notifiche per ogni messaggio e la loro "lettura" tramite un semplice client di posta può risultare complessa. Le soluzioni ideali sono costituite da cruscotti web con segnalazione visiva e immediata degli errori. Per le amministrazioni che vogliono automatizzare completamente il processo, la scelta migliore è invece l'integrazione applicativa con il sistema di invio (di nuovo tramite Web Service).

Il re-invio del cartaceo

Una volta individuati gli invii PEC non consegnati è necessario rimaterializzare il plico di notifica per l'invio cartaceo come Atto Giudiziario. Si tratta di un plico diverso da quello visto prima per l'invio cartaceo inziale. In questo caso infatti è necessario inserire anche l'evidenza della notifica di mancata consegna della PEC. Rispetto al plico PEC va di nuovo adeguato l'importo da pagare aggiungendo le spese di notifica. Per la copia analogica dei documenti firmati digitalmente deve essere attestata la conformità all'originale con adeguata indicazione in stampa.

La conservazione digitale a norma

Tutti i documenti composti e firmati, le notifiche e i messaggi devono essere conservati digitalmente per garantire che ogni notifica non sia contestabile in giudizio.

Approfondimenti

I servizi Postel per le multe via PEC

Decreto Ministeriale del 18 dicembre 2017

Circolare 00/A/1500/18/127/9 di febbraio 2018 del Ministero dell'Interno